Положение о порядке учёта, хранения и использования печатей

Применение штемпельной продукции ИП и юридическими лицами регулируется действующим законодательством. Более подробно эти требования описаны в положении о порядке использования печатей и штампов, где определены правила работы с ними.

В статье мы детально рассмотрим основные аспекты положения: как правильно применять штемпельную продукцию с автоматической оснасткой, кто имеет право это делать, как правильно еехранить — именно об этих важных моментах пойдет речь.

Что представляет собой положение?

Оно разработано на основании требований Федерального Конституционного Закона от 25 декабря 2000 года, а также в соответствии с Постановлением Правительства от 27 декабря 1995 года.

В положении указано, как и где их необходимо хранить и использовать во время работы компании.

Порядок изготовления и использования штемпелей

Согласно законодательству, для заверения подлинности документов государственные предприятия обязаны пользоваться гербовыми печатями. На их оттиске должна быть отражена государственная символика — герб. Предпринимателям, независимо от формы регистрации, отражать герб РФ на оттиске строго запрещено — наказание от штрафа до лишения свободы.

Принимать решение о заказе таких изделий должен директор фирмы. Для этого ему нужно обратиться в специализированную компанию, имеющую лицензию на изготовление штемпельной продукции.

Порядок хранения и учета

Законом определен порядок учета, как и каким образом необходимо хранить штемпельную продукцию. Согласно его нормам, фирма, использующая для заверения документов печати, обязана выполнять ряд требований:

• компания в обязательном порядке должна завести книгу учета, куда будет заноситься информация о ее использовании. Страницы должны быть прошиты, пронумерованы;
• управляющий предприятия должен назначить ответственное лицо. Этот сотрудник должен контролировать использование;
• если у фирмы есть структурные подразделения, то их представители могут брать печати только под роспись, о чем делается соответствующая запись в книге;
• недопустимо передавать ее третьим лицам, которые не имеют отношение к компании;
• хранить необходимо ее у руководителя в сейфе.

Компания может иметь три печати. Основные две — гербовые, ими будет пользоваться непосредственно директор, главный бухгалтер. Третья — металлическая малая гербовая. Она будет использоваться начальником отдела кадров. Какая именно у них будет оснастка — ручная, автоматическая или карманная не имеет значения.

Дополнительно могут быть изготовлены штемпели для дочерних подразделений. Ими смогут пользоваться руководители, а также их замы.